Este es un texto de arranque. Revísalo, completa los datos que aparecen entre corchetes y adáptalo a la realidad de tu club antes de darlo por publicado. Si tratas datos de personas menores de edad, conviene que lo revise un abogado.
1. Quiénes somos
paginadeprueba.site, identificado con [NIT O IDENTIFICACIÓN], con domicilio en [DIRECCIÓN], [CIUDAD], es el responsable del tratamiento de los datos personales que recogemos a través de nuestro sitio web, de nuestros formularios de inscripción y de la operación diaria del club. Esta política se ajusta a la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data) y a las normas que la desarrollan.
2. Qué datos recogemos
Recogemos únicamente los datos que necesitamos para inscribir al deportista, formar los equipos, organizar los entrenamientos y los partidos, y llevar el control de los pagos:
- Identificación del deportista: nombre completo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento y fotografía.
- Datos de contacto del acudiente: nombre, documento, teléfono, correo electrónico y dirección.
- Datos necesarios para la seguridad del deportista: EPS, grupo sanguíneo, alergias, lesiones y observaciones médicas relevantes para la práctica deportiva, y un contacto de emergencia.
- Datos deportivos: categoría, equipo, posición, pie dominante, número de dorsal, asistencia a los entrenamientos y estadísticas de juego.
- Datos de pagos: mensualidades, matrículas, acuerdos de pago y su estado.
- Fotografías y vídeos tomados en entrenamientos, partidos y actividades del club.
Los datos de salud y los datos de personas menores de edad son datos sensibles: se recogen solo con autorización expresa, se usan únicamente para cuidar de la salud y la seguridad del deportista, y no se publican en ninguna parte del sitio web.
3. Para qué los usamos
- Inscribir al deportista y mantener su ficha al día.
- Conformar equipos y categorías, y planificar entrenamientos y convocatorias.
- Inscribir al deportista en torneos y ante federaciones o ligas, cuando corresponda.
- Atender una urgencia médica durante una actividad del club.
- Cobrar y llevar el control de las mensualidades y otros conceptos.
- Comunicarnos con el acudiente por correo, mensajería o teléfono para asuntos del club: horarios, convocatorias, cobros y avisos.
- Difundir la actividad deportiva del club en su sitio web y en sus redes sociales, cuando se haya autorizado el uso de imagen.
No usamos los datos para ninguna finalidad distinta de las anteriores, no los cedemos con fines publicitarios y no los vendemos.
4. Datos de personas menores de edad
La mayoría de nuestros deportistas son menores de edad. Su inscripción solo se completa con la autorización expresa del padre, la madre o el acudiente, que se registra con la fecha en que se otorgó. El deportista es escuchado y su opinión se tiene en cuenta según su madurez. En ningún caso publicamos su documento, su dirección, su teléfono ni sus datos de salud.
5. Uso de imagen
La autorización de uso de imagen es voluntaria y se puede negar sin que eso afecte a la inscripción ni a la participación del deportista. Si se otorga, cubre fotografías y vídeos de la actividad deportiva publicados en el sitio web y en las redes del club, sin fines comerciales. Puede revocarse en cualquier momento escribiendo al correo de contacto: retiraremos el material de nuestros canales, aunque no podemos garantizar la retirada de copias que terceros hayan descargado o compartido antes de la solicitud. El acudiente puede pedirlo en cualquier momento.
6. Quién accede a los datos
Dentro del club, cada persona ve solo lo que necesita: la dirección administra la información completa, el cuerpo técnico consulta los datos deportivos y los de salud del equipo que dirige, y el resto del personal no accede a las fichas. Fuera del club, los datos se comparten únicamente con:
- La empresa que aloja nuestro sitio web, que los custodia por cuenta del club.
- Federaciones, ligas y organizadores de torneos, cuando la inscripción del deportista lo exija.
- Servicios de salud, en caso de urgencia durante una actividad del club.
- Autoridades competentes, cuando exista un requerimiento legal.
La información se guarda en el servidor de nuestro sitio web. El proveedor del software de gestión no accede a los datos de los deportistas: solo valida la licencia del programa y recibe, si lo solicitamos, información técnica del sitio para resolver una incidencia.
7. Cuánto tiempo los guardamos
Los datos se conservan mientras el deportista esté inscrito y, después, durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales, contables y deportivas —entre ellas acreditar su historial ante federaciones—. Cumplido ese plazo se suprimen o se anonimizan. Las autorizaciones de tratamiento se conservan mientras se pueda exigir su prueba.
8. Derechos del titular
El titular de los datos —o el acudiente, si es menor de edad— puede en cualquier momento conocer qué datos tenemos, actualizarlos, rectificarlos, solicitar su supresión, pedir prueba de la autorización otorgada, revocarla, oponerse al tratamiento y presentar quejas ante la autoridad de protección de datos.
Para ejercerlos basta escribir a geovaniml@gmail.com indicando el nombre del deportista y el derecho que se ejerce, o llamar al [TELÉFONO DE CONTACTO]. Respondemos en un plazo máximo de quince días hábiles. La supresión de datos necesarios para la inscripción puede implicar que el deportista no pueda seguir participando en las actividades del club, y así se advertirá antes de tramitarla.
9. Seguridad
El acceso al sistema de gestión está protegido con usuario y contraseña personales, el sitio se sirve por conexión cifrada y cada persona del club solo alcanza la información propia de su función. Guardamos registro de quién consulta y modifica las fichas. Si llegara a producirse un incidente que afecte a datos personales, lo comunicaremos a los titulares afectados y a la autoridad competente.
10. Cambios en esta política
Cualquier cambio se publica en esta misma página con su fecha y su número de versión. Cuando el cambio afecte a las finalidades del tratamiento, lo avisaremos por los canales habituales del club y pediremos de nuevo la autorización si la ley lo exige.
11. Contacto
paginadeprueba.site · [DIRECCIÓN], [CIUDAD] · geovaniml@gmail.com · [TELÉFONO DE CONTACTO]